業務のモヤモヤを数値化！
LINE WORKSではじめる
業務効率化の第1歩
仕事のやりとりのなかで起きる「ちょっとした行き違い」や「認識の食い違い」、「無意味な待ち時間」―
「よくあること」で済ませていませんか？
今回は、どんな仕事でも起こり得る「業務上のモヤモヤ」3つを数値化・コスト化してみました。
あなたの会社で当たり前になっている業務に当てはめてみて、コミュニケーションコスト※を削減し、業務効率化の第１歩を踏み出してみてください。
※コミュニケーションコスト
情報伝達や意思疎通に要する時間・労力を表す言葉。
例えば「情報伝達に時間がかかる」「情報の受発信に手間がかかる」状態は、コミュニケーションコストが高い状態といえます。また、コミュニケーションコストの高い人（組織内での役割を理解していない人、情報の理解・処理に時間がかかる人、自分の話をしたがる人）というように人に対して使用することもあります。
本記事では、前者の業務の行程に対するコミュニケーションコストについてお話ししています。
本ページ内に記載されている金額/時間削減の表現は、弊社が独自に設定したサンプルであり、効果を保証するものではありません。
また時給換算の表現は、令和５年10月１日に発行された東京都の「最低賃金時間額：1113円」を参考に算出しています。
営業で外にいる営業担当が、オフィスにいる営業事務に見積書の作成を依頼。
重要な仕様について「言った言わない」が発生し、双方の認識のズレから、見積書の作り直しが発生…
【LINE WORKSなら】
1件あたり、スタッフ2名 合計最大35分節約
⇒ 時給換算 スタッフ2名 合計最大649.25円節約
⇒ 週1回、月4回発生する場合…合計最大2,597円節約
見積書の作成依頼をトークで行うようにすれば、お互いの通話に費やす時間を削減できます。
文字でのやりとりなので聞き漏らしも起こらず、仮にお互いの認識にズレがあってもすばやく対応できるでしょう。※文字入力が難しい場合は、マイクボタンから音声データを送信することも可能です。
また、完成した見積書はトークルームのフォルダにアップしておけば、トークをさかのぼってファイルを探す必要がなく、管理もしやすくなります。
外出中のスタッフ宛てに、お客様からお電話が入る。
社内のスタッフは電話で伝言しようとするも、なかなか電話がつながらず自分の仕事がストップしてしまう…
【LINE WORKSなら】
1件あたり、スタッフ2名 合計約9分節約
⇒ 時給換算 スタッフ2名 合計166.95円節約
⇒ 1日1回、週5回、月20回発生する場合…合計3,339円節約
電話の引き継ぎは、トークで行うのが効率的です。
電話を受けたスタッフは、連絡対象のスタッフへ電話の内容をトークするだけ。
自分の仕事にすぐに戻ることができます。
あとは既読を確認するだけなので、電話がつながるまでコールし続ける必要がありません。
取引先への発注書をFAXで送信。
FAXの受信を確認するために取引先へ電話をかけるも、印字が薄かったためやり直し…
【LINE WORKSなら】
1件あたり 最大約19分節約
⇒ 時給換算 最大352.45円節約
⇒ 週1回、月4回発生する場合…最大1409.8円節約
※用紙代、FAX通信料の削減にもつながります。
頻繁に発注を行う取引先がある場合、外部LINE WORKS連携によってお互いにLINE WORKSでやりとりするのがおすすめです。
取引先の担当者とグループをつくり、発注書をグループ内のフォルダでやりとりすることで、相手に伝達状況を電話で確認する必要がなくなります。
いかがでしたか？
今回は業務でよくあるモヤモヤをテーマに、コミュニケーションコストのサンプルを算出してみました。
どれもよくある小さなことのように映りますが、あなたの会社ではさらに大きな効果を生むかもしれません。
「いつもの業務」をさらに良くするきっかけをつかんで頂ければと思います。
LINE WORKSの活用で、
「相談したい」ことはございませんか？
「LINE WORKSそうだん窓口」では、専門スタッフが御社の課題や実現したいことを汲み取り、解決に導くためのご支援をいたします。
今回ご紹介した掲示板の活用方法以外でも、「活用について一人で考えるのは大変」という方は、
ぜひ「LINE WORKSそうだん窓口」へお問い合わせください。
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